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江鈴國際管理信息系統(tǒng)案例分析
作者：佚名 日期：2001-12-14 字體：[大] [中] [小]
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一．企業(yè)簡介
1、企業(yè)概況
江鈴國際集團是江鈴集團兩大部分之一，是江西省支柱產業(yè)。
2、企業(yè)組織結構
江鈴國際集團在國內外有下屬單位14家，涉及商貿、工業(yè)、旅游業(yè)等行業(yè)。
江鈴國際集團組織結構圖如下所示：
3、企業(yè)主營業(yè)務
江鈴國際集團主要經營汽車進出口業(yè)務、國內外旅游業(yè)務、旅行車制造業(yè)務、化工產品生產業(yè)務，汽車專用技術開發(fā)業(yè)務，計算機應用程序開發(fā)。
二．企業(yè)信息化建設動因分析
隨著ＩＴ技術的飛速發(fā)展，企業(yè)面臨的竟爭環(huán)境發(fā)生了根本性變化，如顧客需求瞬息萬變，技術創(chuàng)新不斷加速，競爭日趨激烈。在這種形勢下，企業(yè)管理必須轉變，從粗放經營向成本控制轉變，從部門管理到企業(yè)級協(xié)同管理轉變。只有這樣，才能適應競爭形勢的變化。
1、技術落后無法滿足現(xiàn)行經營管理的需求
隨著業(yè)務水平，管理水平和應用水平的提高，原有系統(tǒng)只能在局域網上運行，不能進行遠程處理，經常出現(xiàn)數(shù)據混亂的現(xiàn)象，不能準確的對帳，而且重復錄入性工作多，特別是銀行對帳單不能直接引入，需要手工錄入。這種財務系統(tǒng)已遠遠滿足不了業(yè)務管理的需要。
2、財務核算不能實現(xiàn)數(shù)據共享和傳遞
原有系統(tǒng)最大不足之處在于存在信息孤島，不能滿足集團公司對財務整體狀況進行監(jiān)控、統(tǒng)計和內部對帳等管理的需要。
3、事前、事中控制困難
由于原有系統(tǒng)功能簡單，財務不能完全甩帳，只能作事后分析，不能進行事前計劃和事中控制，難以較好發(fā)揮財務監(jiān)控的作用。
因此，江鈴國際集團通過一系列的分析，決定需要更新原有的財務系統(tǒng)，建設一套具有本企業(yè)特色、先進、實用、可靠的管理信息系統(tǒng)，以適應集團的總體發(fā)展戰(zhàn)略。于是集團內部組織人員通過多家廠商軟件進行現(xiàn)場演示選型，最后選中了用友軟件8.12WEB版。于2001年3月開始實施，經過制定計劃、用戶培訓、正式運行、評審驗收4個階段近2個月的實施過程，江鈴國際集團管理信息系統(tǒng)已開始順利運行。
三．江鈴國際管理信息系統(tǒng)解決方案
1、系統(tǒng)建設目標
·集團內部采用統(tǒng)一的財務系統(tǒng)，統(tǒng)一會計制度和會計原則，方便財務信息的采集，同時適應集團內部不同行業(yè)的財務核算要求；
·組建集團財務信息網絡，集團內部數(shù)據共享，上級機構對下級機構的財務從計算機上做到即時查詢、審計，嚴格集團的內部監(jiān)管制度，強化財務管理；
·集團內部財務數(shù)據能及時自動上報，上級機構能對上報數(shù)據進行匯總、合并和分析，使集團領導及時掌握全集團的經營狀況，為其提供決策支持數(shù)據，提高集團的市場應變能力；
·財務電算化系統(tǒng)具有WEB功能，支持遠程錄入、查詢、會計憑證、帳簿、報表等有關會計數(shù)據，實現(xiàn)遠程操作；
·能實現(xiàn)預算編制、預算執(zhí)行和預算評價三個過程。
·能對資金的使用、結構、安全、成本（含利息）和效益進行控制。
2、網絡硬件環(huán)境解決方案
江鈴國際集團下屬14家單位分部在國內外各地，集團總部設在江西南昌，內地主要分兩個區(qū)域，分別為凱萊區(qū)和技術開發(fā)區(qū)，集團所有的帳務處理分別以上兩人區(qū)域集中處理，凱萊區(qū)在同一座辦公樓辦公，整個區(qū)域已有一個局域網，為了給管理信息系統(tǒng)提供硬件環(huán)境，公司在財務部增加一臺服務器，組成一個財務小局域網，再與原有的局域網連接，形成一個大局域網，最后與互聯(lián)網連接。技術開發(fā)區(qū)與凱萊區(qū)相似。
3、應用解決方案
3．1軟件方案
江鈴國際集團采用用友軟件V8．12（ＳＱＬ），其功能結構如圖所示：
管理信息系統(tǒng)功能結構圖
江鈴國際集團根據其組織機構設置和管理需要，決定采用如下站點分布方案：
3．2業(yè)務流程具體解決方案
管理信息系統(tǒng)通過集中建賬、統(tǒng)一基礎科目設置、集中數(shù)據管理、遠程實時查賬等等手段，全面支持了江鈴國際的集中式集團管理模式。
·統(tǒng)一規(guī)范的基礎設置，實現(xiàn)集團信息統(tǒng)一管理和橫向對比分析
在管理信息系統(tǒng)中，集團建立統(tǒng)一的會計科目，制訂統(tǒng)一的基礎設置規(guī)范，統(tǒng)一采用新的企業(yè)會計制度，這樣就能夠保證整個集團在基礎設置上的統(tǒng)一規(guī)范，為實現(xiàn)多組織的集中管理奠定良好基礎。
·另建一套費用帳進行集中報帳
各單位單獨設立帳套，另外設一套費用帳（以單位別設憑證類別），單獨核算、控制費用，在財務分析中編制費用預算，日常各單位發(fā)生費用統(tǒng)一在費用帳中反映，能控制個人在各單位報銷的費用，便于及時平衡各單位盈虧。月末將費用帳中的憑證分類別的輸出，然后利用總帳工具分別引入到各單位帳中進行核算。
·預算管理（包括現(xiàn)金預算、收入與費用預算、損益與指標預算）
預算管理包括預算編制、預算執(zhí)行和預算評價三個過程。預算編制全面預算按季滾動編制，現(xiàn)金收支計劃按月滾動編制。財務部定制表格，同時提供與預算期相等時間（期）的各預算單位的歷史實際數(shù)據，以供編制者參考，各預算單位編制好預算，預算管理系統(tǒng)據引自動生成預算匯總表（部門預算——>公司預算——>總部預算）；預算執(zhí)行過程包括預算檢查、分析、調整和控制，軟件系統(tǒng)對突破預算的支出做到實時反映，提供提示、警告以及不得錄入等多種選擇；預算評價過程包括預算結果分析、問題揭示和預算業(yè)績評價等，提供按月度、季度和年度的預算指標與實際數(shù)的對照分析，反映預算執(zhí)行差額和差率。
·用輔助核算簡化科目體系，加強管理
在科目設置時將往來科目設為客戶、供應商往來核算，將固定資產、在建工程、存貨類、成本類、收入類等設為項目核算，其他應收款—個人往來、費用內某些科目設為個人往來，其余費用類科目設為部門核算。對科目進行輔助核算后，科目體系中科目不需要隨單位經營期的變化而進行調整，系統(tǒng)編制相關憑證時，提示用戶錄入對應的輔助信息，這樣，在節(jié)省科目的同時保證信息的詳盡。另外，將成本類、收入類設為項目核算，形成一個利潤中心，加強盈虧管理。
四．效果評析
1、統(tǒng)一設置基礎科目實現(xiàn)集團信息可比性
在原來的分散賬務信息系統(tǒng)下，由于信息傳遞速度低、不準確，經常出現(xiàn)集團公司上下科目設置不一致的情況，給集團財務管理和各營業(yè)部之間業(yè)務的對比分析和管理帶來很大困難。適應集團應用特點和財務信息可比性需要，江鈴國際集團利用系統(tǒng)中統(tǒng)一科目的功能，這樣就解決了總部對下屬單位的財務核算、預算、資金的實時監(jiān)控和對比分析等問題，以便整合集團內外部資源，發(fā)揮總部的計劃與控制作用。
2、數(shù)據的集中管理，保證了集中式管理模式的實現(xiàn)
江鈴國際集團管理信息系統(tǒng)集團以總部為中心，各下屬單位集中建帳，兩個區(qū)域之間采用互聯(lián)網進行傳遞數(shù)據，總部對整個集團的財務信息可以一目了然，方便地實現(xiàn)了賬、證、表數(shù)據的高度集成，保證了集團公司集中式管理的實現(xiàn)。
3、實現(xiàn)異地實時查詢與統(tǒng)計分析，充分發(fā)揮領導的監(jiān)控職能
基于WEB功能的管理信息系統(tǒng)提供了遠程查賬功能，集團可以根據報表反映出來的結果追溯到業(yè)務發(fā)生的最原始單據，系統(tǒng)使財務報表上報制度大為簡化，財務報表傳遞周期明顯縮短；還具備了財務預算、異地實時查詢、統(tǒng)計、分析和監(jiān)督管理等在傳統(tǒng)桌面型財務軟件中無法有效完成的功能。領導能對各單位的財務狀況進行實時監(jiān)控；在不影響單位工作的前提下，領導能夠及時獲取有效信息，及時發(fā)現(xiàn)各單位在財務管理中存在的問題并及時解決，充分發(fā)揮領導財務監(jiān)控的職能。
4、強化資金的集中管理
利用系統(tǒng)中的資金管理子系統(tǒng)，江鈴國際集團能夠很好地處理各類籌資、投資、擔保、內部資金撥付、資金計息等資金業(yè)務，并能夠對企業(yè)內外部各種資金進行預測、控制、分析，管理各種資金合同，動態(tài)準確地反映各項資金的來源與去向，保證資金的運作效率。并且，集團實現(xiàn)了資金的統(tǒng)一調配，控制資金的流出，降低風險，提高資金運作效益。
5、輔助核算評析
在實際業(yè)務中，有許多輔助核算，如：個人、部門、對外投資、利潤中心、在建工程等，這些項目核算量大且統(tǒng)計要求頻繁。如果使用傳統(tǒng)的科目核算方法，按項目開設賬頁，并在賬頁中按輔助項設專欄進行明細核算，即所謂多欄賬，會導致科目數(shù)量成倍增加，造成科目體系龐大、錯賬率高、難以進行縱向橫向分析比較、統(tǒng)計核算匯總不便等許多弊端。采取這種科目結構，即使在計算機上也不會得到理想的管理效率和效果。另外，將成本、費用進行項目核算，可以及時準確的了解各業(yè)務利潤。如：內貿業(yè)務每一商品的利潤、旅游業(yè)務每次出團的利潤、工業(yè)每一產品的利潤、外貿業(yè)務每一單的利潤等。
6、豐富的報表查詢?yōu)楣芾硖峁┲С?br>
在完成日常業(yè)務的基礎上，該系統(tǒng)提供靈活多樣的查詢方式、組合式查詢條件，這些報表的提供滿足了財務部門帳表的數(shù)據要求，以及業(yè)務部門和分管總經理的查詢和匯總要求，同時為統(tǒng)計部門提供必要的統(tǒng)計數(shù)據。
7、實現(xiàn)預算管理
·預算編制
財務部門發(fā)布預算表格時，同時提供與預算期相等時間（期）的各預算單位的歷史實際數(shù)據，給編制者參考；各預算單位編好送至財務部門，預算管理系統(tǒng)據此自動生成預算匯總表；經過董事會決議發(fā)布的預算方案，在系統(tǒng)中不能隨意修改，如需變更，需在系統(tǒng)中履行簽批程序；預算實現(xiàn)滾動編制。
· 預算執(zhí)行
財務人員能夠實時掌握各預算的執(zhí)行情況（發(fā)生進度）；向各預算單位提供預算執(zhí)行進度等預算提示報告；預算期內，各預算單位可就預算的部分內容通過規(guī)定的程序要求作預算變更，財務系統(tǒng)應當揭示部分預算變更對全面預算的影響（變更前后之分析）；對費用和現(xiàn)金實行嚴格控制，突破預算的支出提供提示、警告以及不得錄入等多種選，并提供單項報告。
·預算評價
提供按月度、季度和年度的預算指標與實際數(shù)的對照分析，反映預算執(zhí)行差額和差率，提供預算執(zhí)行差異和趨勢報告。
8、解決開發(fā)中心拆試存貨管理
在汽車專用技術開發(fā)中心的用來研究試用的存貨進行項目管理，試用時按項目分別進入長期待攤費用具體項目，攤銷時直接從一個虛擬的項目（攤銷）出去。這樣就可以保存每一試用存貨的原始價值，又可以達到平衡攤銷目的。